Od 1 lipca 2025 roku wchodzą w życie nowe przepisy dotyczące ewidencji czasu pracy, które nakładają na pracodawców dodatkowe obowiązki. Zmiany wynikają z nowelizacji Kodeksu pracy i mają na celu zwiększenie przejrzystości oraz ochronę praw pracowniczych. W naszym najnowszym artykule wyjaśniamy, co dokładnie się zmienia, jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach i jak przygotować się do nowych regulacji.
Co obejmują nowe przepisy?
Zgodnie z nowymi przepisami, każdy pracodawca będzie zobowiązany do prowadzenia szczegółowej ewidencji czasu pracy dla wszystkich pracowników, niezależnie od formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenie, czy inne formy cywilnoprawne). Ewidencja powinna zawierać nie tylko godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, ale także przerwy, dyżury oraz czas pracy w nocy. Dodatkowo, pracodawcy będą musieli przechowywać te dane przez okres 5 lat.
Elektroniczna ewidencja czasu pracy – czy jest obowiązkowa?
Nowelizacja wprowadza możliwość prowadzenia ewidencji w formie elektronicznej, co ma ułatwić zarządzanie danymi. Choć forma papierowa nadal będzie dopuszczalna, zachęcamy do przejścia na systemy elektroniczne, które pozwalają na automatyzację procesu i minimalizują ryzyko błędów. Warto jednak pamiętać, że systemy elektroniczne muszą spełniać wymogi bezpieczeństwa danych osobowych zgodnie z RODO.
Jakie sankcje za brak ewidencji?
Nieprzestrzeganie nowych przepisów może skutkować karami finansowymi nakładanymi przez Państwową Inspekcję Pracy. Wysokość grzywny może sięgać nawet 30 000 zł, dlatego warto zadbać o prawidłowe wdrożenie ewidencji. Dodatkowo, brak ewidencji może skomplikować rozstrzyganie sporów pracowniczych, np. w kwestii nadgodzin czy prawa do odpoczynku.
Jak się przygotować?
Aby dostosować się do nowych wymogów, pracodawcy powinni:
-
Zweryfikować obecny system ewidencji czasu pracy i dostosować go do nowych przepisów.
-
Przeszkolić kadrę zarządzającą w zakresie prawidłowego prowadzenia ewidencji.
-
Rozważyć wdrożenie oprogramowania do ewidencji czasu pracy, które spełnia wymogi prawne.
-
Skonsultować się z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy, aby uniknąć błędów w interpretacji przepisów.
Jeśli mają Państwo pytania dotyczące nowych przepisów lub potrzebują wsparcia w dostosowaniu firmy do wymogów prawnych, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią. Nasi eksperci pomogą w przygotowaniu odpowiednich procedur i dokumentów, aby proces ewidencji czasu pracy był zgodny z prawem i nie generował dodatkowych kosztów.
